Обзор сервиса Wrike — контроль задач “по-взрослому”

Все мы хотим придумать новый Airbnb, но кроме самой идеи огромную роль в успехе также играет организация процессов. Сегодня пойдет речь о сервисе, который лежит в сердце процессов Airbnb, а заодно и сотен других успешных компаний — Wrike.

На рынке существует достаточно много систем для контроля задач, управления коллективом и бизнес процессами. Но большая редкость, когда эти все направления успешно совмещаются в одном продукте.

Начнем с самого базового. При регистрации у вас есть возможность выбора пакета, заточенного под ваши потребности. Мы будем разбирать все на базе самого доступного варианта — “Профессионал”. Вариант этот стоит $9,8/месяц за каждого пользователя, но всегда есть возможность 2-недельного бесплатного теста. Более подробно по пакетам, тарифам и что куда включено, можно посмотреть на этой странице https://www.wrike.com/ru/price/

За эти деньги мы получаем:

Планировщик задач

Всем знакомые карточки в формате канбан — “что нужно сделать”, “что делается”, “что сделано”. На них останавливаться долго не буду, скажу лишь, что особенно удобно реализован вариант вывода карточек в зависимости от даты/файла/исполнителя

Например, вы хотите на одной карточке показать только задачи с вложенными zip-файлами, на другой только определенного сотрудника, а на третью вывести список всех задач с истекшими дедлайнами.

Если идет разработка дизайна нового проекта, то не нужно искать в каких задачах прикреплены psd-шаблоны. Все находится сразу под рукой. Согласитесь, удобно

Важно также уточнить, что по умолчанию в участников задачи не включено слежение за ней, для того, чтобы требуемые люди получали уведомления о смене статуса или каких-то нововведениях, необходимо каждому юзеру включить “отслеживание задачи” на своей стороне. Этот момент показался мне не слишком удобным

Последний, но не менее важный пункт настройках задач — это таймер. Заносите задачу в систему, нажимаете старт таймера и руководитель или другие сотрудники сразу видят, сколько времени ушло на ее исполнение

Настраиваемые процессы

Иногда бывают случаи, когда в компании не совсем стандартный цикл производства. То есть, не просто “Запланировали — Делаем — Готово” (стандартный вариант в канбан-карточках), а очень много промежуточных и отдельных этапов. Для такого варианта Wrike добавили возможность настройки процессов. Например, “В альфе — В бете — Готово”

При этом в одной фазе может находиться сразу несколько процессов. На скрине фазе “Выполнено” есть сразу три варианта “Альфа-тест”, “Бета-тест”, “Стабильная версия”. Вы можете настроить все под себя, но это еще раз показывает, насколько гибкая система

Диаграммы и таблицы

Если возникают сложности в планировании времени, можно воспользоваться диаграммой Гантта. Этапы здесь разбиты на задачи (длинные периоды времени) и вехи (моментальные).

Для примера, разработка шаблона — это длинная задача, а публикация его на портале — это мгновенное действие (веха). На диаграмме Гантта вы можете менять данные типы с одного на другой, как показано на гифке ниже

По личному опыту могу сказать, что диаграмму Гантта удобно использовать на сравнительно небольших проектах, но недостатком является то, что по ней тяжело понять ресурсоемкость и значимость работ (задачи “поставить счетчик Метрики” и “кластеризовать 10 000 запросов” визуально выглядят одинаково, хотя очень отличаются по объему необходимых усилий

Для борьбы с этой проблемой на Wrike созданы журналы учета времени и всевозможные варианты отчетов по задачам

Есть как готовые наборы (активные задачи по исполнителям, не назначенные задачи и т.п.), так и возможность создать свой уникальный отчет (просроченные задачи отдела продаж). Кроме того, с прошлого года Wrike научили отслеживать и находить проекты, по которым возможны срывы сроков исполнения

Интеграция

20 штук — именно столько вариантов интеграций и приложений сейчас есть в системе. Среди всего прочего — возможность импорта и экспорта задач с Github/Gitlub, надстройки для Chrome, Slack и Outlook. В приложения на Google Play вообще более 500 000 скачиваний и оценка 4,3. Не каждая игра может похвастаться такими цифрами, не говоря уже о бизнес-приложении

Больше всего понравилась возможность переноса созданных диаграмм Гантта (о которых писал выше) в презентацию PowerPoint. Очень экономит время, если нужно делать постоянные отчеты руководству

Партнерская программа

Так как основная часть аудитории моего блога — это вебмастера, то не лишним будет упомянуть о партнерской программе Wrike, по которой можно получать 20% с продаж продукта. А если учитывать, что данный сервис работает по модели подписки, а не одиночной продажи, то вырисовываются вполне симпатичные цифры.

Для примера, подключаем к сервису 1 компанию на минимальный тариф “Профессионал”. В компании работает 15 человек, а срок “жизни” клиента 2 года. Выходит $9,8*15*24*20%= $176 партнерских отчислений с одного постоянного клиента. И это мы считали самый дешевый тариф с небольшим числом работников.

Итог

В Бостонском университете как-то подсчитали, что еженедельные отчеты повышают эффективность сотрудников на 36%, а ежедневные наоборот ухудшают на 15% из-за того, что фокус смещается с работы на постоянные доклады. Другими словами, контролировать людей нужно, но делать это стоит так, чтобы это не мешало их работе.

Wrike помогает держать руку на пульсе всех процессов, но делает это незаметно и удобно